بسم الله الرحمن الرحیم
استراتژی سازمان شما چیست و توسط چه کسی تعیین می گردد؟
با توجه به اینکه برای داشتن یک استراتژی اجرایی در سازمان، سه مرحله مهم یعنی تجزیه وتحلیل و انتخاب و اجرای استراتژی را گذرانده باشیم در یکی از نمایندگی های سازمان دفاترپیشخوان به عنوان یک سازمان اگر درنظر بگیرم با توجه به اینکه معمولا در سازمانهای بزرگ استراتژی توسط مدیران ارشد و تاکتیک و اجرای درست، به بهترین شکل توسط مدیران میانی بوده است اما در دفتر ما که حدود 15-20نفر پرسنل دارد استراتژی سازمان توسط مدیریت دفتر البته با کمک و همفکری و مشورت کارشناس و کاربلدان هر بخش از دفتر صورت می گیرد.
اولین مرحله از اجرای یک استراتژی:تجزیه تحلیل استراتژی است که در آن ابتدا باید عوامل بیرونی(رقبا،اینکه مراجعین از چه قشری،چه مشاغلی در اطراف دفتر مشغول به کارند،افرادی که در همسایگی دفتر هستند و یا معمولا مراجعه میکنند از چه نوع مشتریانی هستند(عبوری یا دائمی)و...) و درونی (رقبا، دارایی ، موقعیت مکانی،ارائه خدمات دفتر) دفتر بررسی شده سپس شناخت قابلیتها و منابع و پس از آن فرهنگ و انتظارات ذی نفعان بررسی می گردد؛لذا لازم است تا به صورت مشروح این امر را بازگوکنم.لذا باید دانست که این دفتر خدماتی ذاتا ماهیت آن،ارائه خدمات دولتی در بخش خصوصی است لذا برای کسب درآمد و پرداخت هزینه ها باید با تدابیری که اندیشیده می شود سعی در بالابردن آن و رسیدن به مطلوب بود.خدماتی که دفتر ما ارائه میدهد خدماتی است شامل امورمشترکین(همراه اول،ایرانسل، رایتل)- رسیدگی به پرونده های مربوط به عوارض و مالیات دارندگان خودرو، انجام امورمربوط به بیمه، انجام خدمات مربوط به ثبت احوال(صدور و تعویض شناسنامه، کارت ملی)، امور مربوط به پست، رسیدگی به برخی از پرونده های مربوط به آموزش و پرورش(تاییدیه تحصیلی) که موارد ذکر شده تنها بخشی از خدمات محوله به دفاتر پیشخوان دولت می باشد که بسته به متراژ و توان مالی صاحب دفتر میتواند سایر خدمات اعم از بررسی برخی از موارد مربوط به اداره بهداشت(صدور کارت بهداشت)، انجام برخی از پرونده های شهرداری(صدور کارت منزلت) و.... را داشته باشد.
درادامه باتوجه به اینکه موقعیت مکانی دفتر پیشخوان ما در جایی پرتردد واقع شده است که اکثر قشر کاسب و اداری در آن محدوده مشغول به کار میباشند و تعداد مراجعان و حتی کسانی که از مقابل دفتر تردد میکنند در روز حدودا یک میلیون نفر یا بیشتر میباشد و همچنین در همسایگی به شعاع 500متری دفتر دو دفتر پیشخوان دیگر حضور دارند و نیز در همسایگی ما یک مجتمع تجاری با 1000واحد اداری واقع شده است و موقعیت خوبی میتواند برای انجام امور پستی باشد، اما ازطرفی یک نمایندگی اصلی پستی در 300متری دفتر واقع شده است و هم چنین از آن جهت که دو دفتر رقیب در برخی از امور مثل صدور کارت بهداشت و انجام امور مربوط به بیمه و نیز انجام امور مربوط به ثبت احوال فعال نبوده اند لذا میتواند از این جهت موقعیت خوبی برای دفتر باشد اما از آن سو یکی از دفاتر رقیب تقریبا با حدود 3-4 پله دسترسی بهتری برای مراجعین دارد و مراجعین احتمالا به خاطر نداشتن زمان و حتی نداشتن حوصله و یاتنبلی به دفتر ما که در ط 2 از یک ساختمان بدون آسانسور واقع است ، کمتر مراجعه کنند این یک موضوع منفی برای دفتر میباشد و اما دفتر رقیب دوم در ط 13 از مجتمع تجاری است که میتواند قسمتی از بازار مجتمع1000 واحدی را از آن خودکند(البته تنها در بخش امورمشترکین چراکه تنها خدمتی که این دفتر ارائه میکند، انجام امور مربوط به همراه اول و ایرانسل است.)، و مورد دیگری که مورد توجه است بحث منابع و قابلیت هاست که قابلیت داشتن کلیه خدمات برای دفاتر در صورت داشتن فضای کافی و توانایی مالی مهیاست که در دفتر ما با داشتن فضای حدود 100متر تقریبا موقعیت خوبی برای انجام برخی از خدمات به ویژه خدماتی که دفاتررقیب آنهارا ارائه نمیدهند فرصت خوبی خواهد بود.و مورد آخر بررسی انتظارات و فرهنگ ذی نفعان می باشد که مدیرعامل دفتر و شریکشان به عنوان دونفر اصل از ذی نفعان دفتر می باشند.که به علت داشتن شغلی دیگر و داشتن تمکن مالی خوب دیدشان یک دید بلند مدت و داشتن یک آینده حرفه ای خوب است و در این راستا گاها حتی در شرایطی که درآمد حاصل از دفتر پایین تر از هزینه هاست حاضرهستند که بابت به روز کردن و حتی توسعه دفتر هزینه هایی را هم بکنند، لذا با توجه به موارد گفته شده استراتژی که معمولا در نظر میگیرند،استراتژی منعطف و توسعه ای البته در برخی از شرایط خاص ثبات و خشک می باشد.اما علی الحال در حال حاضر با توجه به موارد گفته شده استراتژی که گرفته شده در دفتر تا 2سال آینده باتوجه به اینکه دولت در اعطای مجوز به دفاترپیشخوان فعال بوده و امتیازاتی را ارائه میکند لذا باتوجه به شرایط منطقه ای و رقبا و منابع و توانایی های مالی و نیز فرهنگ و انتظاراتشان با توافق و البته با مشورت با افرادی که تجربه دارند سعی در توسعه بخش های دفتر داده و حتی به علت اینکه در طبقات واقع شده اند برای جذب مشتری بیشتر سعی در سود کمتر-تعداد فروش بیشتر داشته و حتی با ارائه برخی از خدمات رایگان(که با به کارگیری فنون بازاریابی سعی در جذب آنان و کسب سود از آنان در بخش های دیگر بازار کرده) و نیز ارائه خدمات بیمه(که باوجود سود کم در حوزه بیمه، ولی چون دفاتر مجاور تا شعاع یک کیلومتری این خدمت را ارائه نمی کنند و از طرفی این امر باعث می شود که مراجعه به دفتر بالا رفته و از این طریق تبلیغی برای سایر خدمات ارائه شده می باشد.) و نیز علی رغم اینکه دستگاه های مربوط به صدور دفترچه و نیز کارت بهداشت دارد بسیار گران بوده ولی با هدف موارد گفته شده و با خرید آن سعی در کسب درآمد بیشتر دارند و از دیگر استراتژی های در نظر گرفته شده افزایش ساعتکاری کارکنان به دوشیفت می باشد.
گام بعدی انتخاب استراتژی میباشد بعد از تعیین گزینه های موجود و ارزیابی گزینه ها و نیز در نهایت انتخاب استراتژی است که استراتژی های گفته شده پس از انتخاب باید برنامه ریزی می شدند و بعد به دلیل مخالفت کارکنان به اضافه کردن ساعت کاری شان به دوشیفت تصمیم بر آن شد که کارکنان تعدادی برای نوبت صبح و تعدادی برای نوبت ظهر مشغول به کار شوند تا از این طریق راندمان کار پایین نیامده و نیز نتیجه حاصله مطلوب تر گردد و با بررسی شرایطی که ساختمان داشت وجود دیوار بین سالن ها با برداشتن برخی از دیوار های سالن ها سعی در باز کردن فضای دید مراجعین و از این طریق جذب مشتریان بیشتر توسط سایر بخشها می گردید سعی بر آن شد که ابتدا ساختار سازمان را با استراتژی ها هماهنگ کرده و برای رسیدن به این مهم تغییراتی را در دفتر اعمال کنیم.
که البته اینها مواردی بود که در بخش استراتژی و مربوط به مدیران ارشد یک سازمان بزرگ(که در دفتر ما توسط مدیرعامل و شریک و 1-2نفر از کارشناسان قدیمی که حدود 20سال مشغول به انجام امور مربوط به پیشخوان بوده است) و موارد تاکتیکی که در سازمانهای بزرگ توسط مدیران میانی است در دفتر ما توسط کارمندان پرتلاش و البته آموزش و ماهر هر حوزه انجام میگیرد.
